En la versión de QuickBooks Online para Estados Unidos, la pantalla no se cambia a español. Según Intuit, el cambio de idioma del archivo es una función de QuickBooks Online Global, la versión internacional. Lo que sí ofrece la versión de Estados Unidos es la facturación multilingüe: usted elige español para cada cliente y QuickBooks le manda la factura traducida. Para el costo por proyecto, lo que importa no es el idioma sino la configuración: proyectos por obra, artículos por tipo de costo y, si le sirve, clases por división.
Muchos contratistas hispanos en Georgia buscan "QuickBooks en español" esperando encontrar un botón que traduzca todo. Ese botón no existe en la versión de Estados Unidos. Pero eso no es lo que le hace perder dinero. Lo que le hace perder dinero es un QuickBooks que no le dice cuánto gana en cada obra.
¿QuickBooks está disponible en español en Estados Unidos?
Depende de qué parte del programa hablemos. Vamos por partes, con lo que Intuit dice en sus propias páginas.
La pantalla del programa. Intuit explica que en QuickBooks Online Global usted puede configurar el archivo en varios idiomas, y el español está en la lista. Esa es la versión internacional. Una empresa que opera en Georgia normalmente usa la versión de Estados Unidos, que trae la nómina, los formularios y los impuestos de aquí. Si alguien le promete la versión estadounidense con menús en español, pídale que se lo muestre antes de pagar.
Las facturas que reciben sus clientes. Esto sí existe en la versión de Estados Unidos. En la página de Intuit sobre facturas en otro idioma, el proceso es así: abre el cliente, entra a Editar y, en la sección de pagos, elige el idioma en "Language to use when you send invoices" (idioma para enviar facturas). Los idiomas disponibles son inglés, francés, español, italiano, chino tradicional y portugués de Brasil.
Hay un detalle que casi nadie lee. Intuit aclara que QuickBooks no traduce el texto que usted escribe, como el cuerpo del correo o los nombres de sus productos y servicios. Si su artículo se llama "Drywall labor", así le va a salir al cliente, aunque el resto de la factura esté en español.
Y el resto. Como el cambio de idioma es de la versión Global, cuente con que los menús y los reportes de su QuickBooks de Estados Unidos van a estar en inglés. La solución práctica es aprender una docena de términos clave y tener a alguien de confianza que le explique los reportes en español. Eso vale más que cualquier traductor.
¿Qué palabras en inglés va a ver todos los días?
Estas son las que más aparecen cuando una constructora usa QuickBooks. Con estas, usted ya puede leer sus propios números.
| En la pantalla | Qué significa para su empresa |
|---|---|
| Customer / Project | Cliente y proyecto. Cada obra debe ser un proyecto debajo de su cliente. |
| Products and Services (items) | Artículos. Lo que usted cobra o compra: mano de obra, materiales, subcontratistas, equipo. |
| Class | Clase. Una etiqueta extra, por ejemplo, residencial contra comercial. |
| Bill / Expense | Factura de proveedor por pagar, o un gasto ya pagado. |
| Invoice / Estimate | Factura a su cliente, y presupuesto o cotización. |
| Accounts Receivable / Payable | Cuentas por cobrar y cuentas por pagar. |
| Profit and Loss | Estado de resultados. Cuánto ganó o perdió en un periodo. |
¿Cómo se configura el costo por proyecto en QuickBooks Online?
El costo por proyecto (job costing) responde una sola pregunta: ¿cuánto ganó en esta obra? Para que QuickBooks la conteste, cada dólar que entra y sale tiene que llevar el nombre de la obra. Así se arma, en tres capas.
Capa 1: un proyecto por cada obra
Según Intuit, la función de proyectos está disponible en QuickBooks Online Plus y Advanced, y se encuentra en Business overview, Projects. Usted crea el cliente (el dueño o el contratista general que le paga) y debajo crea un proyecto por obra. Si el mismo contratista general le da tres obras, son tres proyectos, no uno.
Después viene la disciplina: cada factura de proveedor, cada gasto con tarjeta, cada hora de nómina y cada factura al cliente se asigna al proyecto. Si una sola compra de material se queda sin proyecto, el reporte de esa obra ya miente.
Capa 2: artículos que separan el tipo de costo
Los artículos le dicen en qué se fue el dinero dentro de cada obra. Una lista corta funciona mejor que una larga. Para la mayoría de los subcontratistas y contratistas generales, cinco o seis bastan: mano de obra, materiales, subcontratistas, equipo, permisos y otros costos directos. Si usted ya trabaja con códigos de costo, use los mismos nombres que usa para cotizar. Así puede comparar lo que estimó contra lo que gastó.
Recuerde lo que dijimos de las facturas: QuickBooks no traduce los nombres de sus artículos. Si casi todos sus clientes leen en español, póngale nombre en español al artículo que aparece en la factura.
Capa 3: clases, solo si le sirven
Las clases son opcionales. Intuit explica que están en QuickBooks Online Plus y Advanced, y se activan en Settings, Account and settings, Advanced, Categories, Track classes. Ahí mismo elige si la clase va una por transacción completa ("One to entire transaction") o una por cada línea ("One to each row in transaction").
Use clases para algo que el proyecto no le dice: residencial contra comercial, o una división de concreto contra una de framing. No use clases para repetir la obra. Si la obra ya es un proyecto, ponerla también como clase solo duplica el trabajo y abre la puerta a errores.
¿Cómo se ve un reporte de obra bien armado?
Este es el tipo de resultado que debería poder sacar de QuickBooks en un minuto. Una obra comercial con contrato de $180,000:
| Artículo | Presupuesto | Real a la fecha | Diferencia |
|---|---|---|---|
| Mano de obra | $62,000 | $68,500 | $6,500 por encima |
| Materiales | $48,000 | $46,200 | $1,800 por debajo |
| Subcontratistas | $24,000 | $24,000 | $0 |
| Equipo y permisos | $8,000 | $9,100 | $1,100 por encima |
| Total de costos | $142,000 | $147,800 | $5,800 por encima |
Con el presupuesto, la ganancia esperada era $180,000 menos $142,000, o sea $38,000. Si los costos terminan en $147,800, la ganancia baja a $32,200. La diferencia de $5,800 viene casi toda de la mano de obra. Esa es la conversación que usted quiere tener a mitad de la obra, no en abril con su declaración de impuestos.
¿Cómo se registra la retención en QuickBooks?
La retención (retainage) es el porcentaje que el cliente le guarda de cada pago hasta que termina la obra. Es dinero que usted ya ganó, pero que todavía no le pagan. Si lo mezcla con sus cuentas por cobrar normales, su reporte de cobranza le dice que le deben más de lo que realmente puede cobrar este mes.
Una forma común de manejarlo es crear una cuenta de activo llamada "Retención por cobrar" (Retainage Receivable) y un artículo de retención que se agrega a cada factura como línea negativa. Ejemplo: usted factura $40,000 de avance y el contrato retiene 10%. La factura muestra $40,000 de trabajo, menos $4,000 de retención, y el cliente paga $36,000. Los $4,000 quedan en la cuenta de retención, ligados a ese proyecto, hasta que los facture al final. Lo mismo pasa al revés con lo que usted les retiene a sus subcontratistas: eso es retención por pagar.
El montaje exacto depende de su plan y de si lleva la contabilidad en base de efectivo o de acumulación. Vale la pena que lo configure alguien que conozca construcción. Le explicamos el tema completo en nuestra guía de contabilidad de retención.
¿Qué errores cometen los contratistas en QuickBooks?
Mezclar cuentas personales y del negocio. Si la camioneta de la familia, el supermercado y la compra de madera salen de la misma tarjeta, ningún reporte va a tener sentido. Una cuenta de banco y una tarjeta solo para la empresa.
Dejar costos sin proyecto. El error más caro. La compra de material de las 6 de la mañana en la tienda de materiales es justo la que nadie asigna. Suba el recibo el mismo día y póngale proyecto.
No cargar la nómina a la obra. Si la nómina entra como un solo gasto general, la mano de obra, que suele ser su costo más grande, no aparece en ninguna obra. Sus proyectos se ven ganadores y la empresa no tiene dinero.
Crear cien artículos. Una lista enorme hace que cada persona escoja uno diferente para lo mismo. Pocos artículos, bien definidos, y que todos los usen igual.
Esperar a fin de año. QuickBooks no es la caja de recibos que se le entrega al contador en marzo. Si los números se cuadran cada mes, usted puede cotizar mejor, hablar con el banco y prepararse para las fianzas que piden las obras grandes.
¿Por dónde empiezo si mi QuickBooks ya está desordenado?
No hace falta empezar de cero. Primero, confirme qué plan tiene, porque proyectos y clases piden Plus o Advanced. Segundo, limpie la lista de artículos. Tercero, cree un proyecto por cada obra activa y reasigne los costos de este año. Cuarto, separe la retención. Desde ahí, cada mes se revisa el reporte de cada obra.
Configurar y limpiar QuickBooks para constructoras es parte de nuestro servicio de QuickBooks para contratistas, y lo hacemos completamente en español. Si quiere conocer el resto de lo que hacemos, visite nuestra página de CPA bilingüe para construcción en Atlanta o la de contabilidad en español.