Una LLC en Georgia se forma presentando los Articles of Organization (artículos de organización) ante la División de Corporaciones del Secretario de Estado, en línea o por correo. Su guía oficial indica hoy una tarifa de $110 ($100 de presentación más $10 de cargo de servicio), pero confirme la tarifa vigente antes de pagar. Cada año, entre el 1 de enero y el 1 de abril, la LLC presenta su registro anual. Después saca su EIN con el IRS, que es gratis, y se registra en el Georgia Tax Center para los impuestos estatales que le toquen.
Muchos contratistas trabajan años a su nombre antes de abrir una empresa. Un día un contratista general le pide una LLC, o un banco, o una aseguradora, y hay que hacerlo rápido. Esta guía le explica el trámite en orden, con las páginas oficiales donde se hace cada paso. No es asesoría legal: es el camino, para que llegue preparado.
¿Qué es una LLC y por qué la piden en construcción?
LLC son las siglas de limited liability company, compañía de responsabilidad limitada. El Secretario de Estado de Georgia la describe como una estructura de negocio que ofrece responsabilidad personal limitada para el dueño, y que también puede ofrecer ciertos beneficios fiscales.
En construcción, la LLC le da a su empresa un nombre legal propio. Con ese nombre se abren cuentas de banco, se firman contratos, se compran seguros y se sacan licencias. La misma página aclara algo importante: el personal del Secretario de Estado no puede darle consejo legal sobre cómo organizar su negocio, y recomienda buscar asesoría legal, fiscal o de negocios antes y después de formar la empresa. Le recomendamos lo mismo.
¿Qué necesito tener listo antes de presentar?
Según la guía del Secretario de Estado para registrar una LLC nueva en Georgia (domestic LLC), usted necesita:
- El nombre de la LLC, o un número de reservación de nombre válido.
- Nombre y dirección de la persona que presenta el trámite.
- Un correo electrónico válido.
- La dirección postal de la oficina principal (principal office).
- Nombre y dirección del agente registrado (registered agent).
- Nombre y dirección de cada organizador (organizer).
- Una forma de pago.
El agente registrado es la persona o empresa designada para recibir las notificaciones de demandas (service of process), los documentos y las comunicaciones oficiales a nombre de su negocio. La guía es clara: el agente registrado debe estar ubicado en Georgia. Muchos dueños se nombran a sí mismos. Si usted pasa semanas fuera en obras de otros estados, piense en alguien que siempre esté disponible en esa dirección.
¿Cómo se presentan los Articles of Organization?
El trámite se hace con la División de Corporaciones, en su sistema en línea eCorp. Hay tres caminos:
En línea. Es el más rápido. Usted llena la información y el sistema genera los artículos de organización cuando aprueban la presentación. No tiene que redactarlos.
En papel, subido en línea. Usted redacta sus propios artículos y los sube en la opción de presentación en papel (Submit Paper Filing Online).
Por correo. Usted redacta los artículos o usa el formulario oficial Articles of Organization for LLC (CD 030), y lo manda junto con el formulario de envío (Transmittal Form 231) y el pago.
La guía del Secretario de Estado indica, a la fecha de esta publicación, una tarifa de $110 ($100 de presentación más $10 de cargo de servicio) para las tres opciones, sin reembolso. La página del estado en Georgia.gov muestra cifras distintas para la presentación en línea y para el trámite urgente. Por eso: consulte la tarifa vigente en la página del Secretario de Estado antes de pagar. Cuando aprueban la presentación, el estado emite un Certificate of Organization (certificado de organización).
¿Qué es el registro anual y qué pasa si no lo hago?
Este es el paso que más se olvida. Según el Secretario de Estado, cada LLC debe presentar un registro anual (annual registration) entre el 1 de enero y el 1 de abril de cada año. El primero toca entre el 1 de enero y el 1 de abril del año siguiente al que formó la LLC. La guía indica hoy una tarifa de $60 ($50 más $10 de cargo de servicio); confirme la tarifa vigente al presentar.
Si no lo presenta, la LLC queda sujeta a disolución administrativa (administrative dissolution). Se puede reinstalar dentro de los 5 años siguientes, pagando la tarifa de reinstalación. Una LLC disuelta en medio de una obra es un problema que nadie necesita. Póngalo en el calendario como cualquier fecha de impuestos.
| Paso | Dónde se hace | Costo según la fuente oficial |
|---|---|---|
| Articles of Organization | Secretario de Estado, eCorp | $110 según la guía del Secretario de Estado |
| Registro anual | Secretario de Estado, eCorp | $60 según la misma guía |
| EIN | IRS | Gratis |
| Registro de impuestos estatales | Georgia Tax Center | Registro en línea |
| Primer año, solo trámites del estado y el IRS | $110 (el registro anual de $60 llega el año siguiente) |
¿Cómo saco el EIN, y puedo hacerlo con ITIN?
El EIN (Employer Identification Number) es el número de identificación de su empresa ante el IRS. Lo va a necesitar para el banco, la nómina y los formularios de sus clientes. El IRS lo dice sin rodeos en su página del EIN: usted nunca tiene que pagar por un EIN. También advierte que hay sitios web que cobran por sacarlo. Si le cobran, no es el IRS.
Para la solicitud en línea, el IRS pide que la oficina principal del negocio esté en Estados Unidos o sus territorios, y que usted tenga el número de Seguro Social (SSN) o el número de identificación personal del contribuyente (ITIN) de la persona responsable (responsible party). Si no cumple esos requisitos, el IRS ofrece solicitarlo por teléfono, fax o correo.
Sobre el ITIN, conviene tener claro lo que es. El IRS explica en su página del ITIN que es un número de 9 dígitos para quienes necesitan un número de contribuyente para fines de impuestos federales y no califican para un Seguro Social. Se emite solo para fines de impuestos federales, se solicita con el Formulario W-7, y no autoriza a nadie a trabajar en Estados Unidos.
¿Tengo que registrarme con el Departamento de Ingresos de Georgia?
Muy probablemente, sí. El Departamento de Ingresos de Georgia (Georgia Department of Revenue) indica que las LLC primero se registran con el Secretario de Estado, después sacan su EIN, y luego se registran en línea en el Georgia Tax Center (GTC). El departamento pide un código NAICS, que es el código de su actividad, para todo registro. Según la página, el número de cuenta le llega por correo electrónico en unos 15 minutos.
¿Para qué impuestos? Según su página de registro de impuestos, todo negocio con empleados debe registrarse para un número de retención de nómina (withholding). Y quien cumpla la definición legal de "dealer" debe registrarse para el impuesto sobre ventas y uso (sales and use tax). Si su empresa entra o no en esa definición depende de cómo trabaja, así que conviene revisarlo con su contador antes de registrarse.
¿Cómo paga impuestos una LLC?
Para el IRS, la LLC no tiene un tratamiento propio. Según su página sobre la LLC, si no elige otra cosa:
- Con un solo dueño, la LLC se trata como entidad ignorada (disregarded entity), separada de su dueño solo para algunos impuestos, como los de nómina. Las ganancias se reportan en la declaración personal del dueño.
- Con dos o más dueños, se trata como sociedad (partnership).
La LLC puede pedir otra clasificación con el Formulario 8832. Y puede elegir ser tratada como S corporation con el Formulario 2553. Según las instrucciones del Formulario 2553, una entidad elegible que hace esa elección se trata como corporación desde la fecha de la elección, sin presentar el 8832.
¿Qué es una S corporation? El IRS explica en su página de S corporations que pasa sus ingresos, pérdidas, deducciones y créditos a los accionistas, que los reportan en su declaración personal. Tiene reglas: no más de 100 accionistas, una sola clase de acciones, y no se permiten accionistas extranjeros no residentes (nonresident aliens, un término fiscal). Si la elección le conviene o no depende de sus números. Es una conversación para tener con su CPA, no un formulario para llenar por su cuenta.
¿De qué NO lo protege una LLC?
Aquí es donde más se equivocan los dueños. Una LLC no es un escudo para todo.
No reemplaza la licencia. Formar la LLC no le da licencia de contratista. Eso lo vemos en nuestra guía de licencia y seguro de contratista en Georgia.
No reemplaza el seguro. Un accidente en la obra o un daño a la propiedad del cliente se cubren con seguro, no con papeles del estado. Y para la compensación al trabajador, la Junta Estatal de Compensación al Trabajador de Georgia cuenta a los miembros de una LLC dentro del número de empleados.
No lo protege de los impuestos de nómina retenidos. El IRS explica que los impuestos que usted le retiene al trabajador son "trust fund taxes", dinero que su empresa guarda para el gobierno. Si no se pagan, el IRS puede cobrarle la multa de recuperación (Trust Fund Recovery Penalty) a la persona responsable de pagarlos, y puede ir contra sus bienes personales.
No cubre lo que usted firma a su nombre. Si usted firma una garantía personal (personal guarantee) con un banco o un proveedor de materiales, esa deuda también es suya. Lea lo que firma.
¿Y después de abrir la LLC?
Abra una cuenta de banco a nombre de la LLC y no la mezcle con la personal. Monte la contabilidad desde el primer día, con un proyecto por obra; le explicamos cómo en nuestra guía de QuickBooks en español para contratistas. Y aparte las fechas: registro anual, impuestos estimados y nómina.
En Xtrategist ayudamos a constructoras hispanas con la contabilidad, los impuestos y la planificación fiscal, en español. Conozca más en nuestra página de CPA bilingüe para construcción o busque un contador de construcción cerca de usted.